709 Phân tích hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại tổng hợp GECOSEX

c. Lợi ích của việc hoạch đònh nguồn nhân lực:
Hoạch đònh nguồn nhân lực cho biết doanh nghiệp sẽ thừa hay
thiếu nhân viên cần thiết cho hoạt động kinh doanh của mình, loại
nhân viên doanh nghiệp đang và sẽ cần, số lượng nhân viên doanh
nghiệp đang vả sẽ cần, thời điểm cần nhân viên, nhân viên mà tổ chức
cần có sẵn trong doanh nghiệp không.
Tuy nhiên để đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có đủ số lượng
lao động với các phẩm chất kỹ n8ng cần thiết và sử dụng có hiệu quả
nhất nguồn nhân lực đó, doanh nghiệp phải chú trọng không chỉ các
công việc thuộc về tuyển dụng, tinh giản biên chế mà còn phải thực
hiện phối hợp các chính sách, kế hoạch, chương trình quản trò nguồn
nhân lực của doanh nghiệp trong các lónh vực khác như: đào tạo và
phát triển, trả công, đông viên, kích thích tại nơi làm việc… Suy cho
cùng, tất cả các hoạt động quản trò nguồn nhân lực đều ít nhiều liên
qua đến quá trình hoạch đònh nguồn nhân lực.
2. Phân tích công việc:
a. Khái niệm:
Là quá trình nghiên cứu nội dung công việc, nhằm xác đònh điều
kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện
công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để
thực hiện tốt công việc.
b. Ýù nghóa của phân tích công việc:
Bảo đảm cho nhà quản trò thành công hơn trong việc bố trí công
việc và thăng chức, thưởng phạt nhân viên.
Giảm bớt số người phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc
hoặc do trình độ.
Tiết kiệm thời gian và công sức thông qua việc tiêu chuẩn hoá
công việc.
Tạo cơ sở để cấp quản trò và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn.
Lợi ích của việc sử dụng các thông tin phân tích công việc đối
với hoạt động quản trò nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được thể
hiện như sau:
Bảng phân tích công việc
c. Nội dung, trình tự phân tích công việc:
Nội dung, trình tự phân tích công việc thường không giống nhau
trong các doanh nghiệp. Quá trình thực hiện phân tích công việc gồm 6
bước sau:
Bước 1: Xác đònh mục đích của phân tích công việc, từ đó xáx
đònh các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý.
Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc:
Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc (chế độ lương
bổng, vệ sinh lao động, rủi ro, tiêu hao năng long…).
Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại
nơi làm việc (phương pháp làm việc, mối quan hệ làm việc như: cách
thức làm việc với khách hàng, với đồng nghiệp…).
Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công
việc (trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, tuổi đời, ngoai hình, sở
thích cá nhân…).
Thông tin về các loại máy móc, thiết bò kỹ thuật tại nơi làm việc
(số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật, tính năng các trang bò kỹ
thuật…).
Thông tin về các tiêu chuẩn (tiêu chuẩn về hành vi và các tiêu
chuẩn kết quả thực hiện công việc).
Phân tích công việc
Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc
Trả công,
khen
thưởng đối
với nhân
viên
Đánh giá
công việc
Đánh giá
năng lực
thực hiện
công việc
của nhân
viên
Đào tạo,
huấn luyện
nhân viên
Tuyển
dụng, chọn
lựa nhân
viên
Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản trên cơ sở của các sơ đồ tổ
chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của
doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ
và bản công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các công việc đặc trưng, các điểm then chốt
để thực hiện phân tích công việc nhằm giảm bout thời gian và tiết
kiệm hơn trong thực hiện phân tích công việc tương tự như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác để thu thập thông tin về
phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết
của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về
tài chính của các doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các
phương pháp thu thập thông tin công việc sau nay: phỏng vấn, bảng
câu hỏi và quan sát, thử thách trắc nghiệm tâm lý, thực nghiệm.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Những
thông tin thu thập để phân tích công việc can được kiểm tra lại mức độ
chính xác và đầy đủ thông tin qua chính các nhân viên thực hiện công
việc hoặc các vò lãnh đạo có trách nhiệm giám sát việc thực hiện các
công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công
việc.
3. Quá trình tuyển dụng:
a. Tuyển mộ:
Khái niệm: Là quá trình tìm kiếm, lựa chọn đúng người thỏa
mãn yêu cầu công việc và bổ sung cho lực lượng lao động của tổ chức.
Quá trình tuyển mộ:
Sơ đồ quá trình tuyển
b. Nguồn ứng viên:
Nguồn ứng viên từ trong nội bộ của doanh nghiệp:
Có nhiều nguồn cung cấp ứng viên vào các chức vụ trống của
doanh nghiệp dưới nhiều hình thức, nhưng hình thức tuyển nhân viên
từ trong nội bộ của doanh nghiệp thường được ưu tiên hàng đầu do có
các ưu điểm sau:
Nhân viên của doanh nghiệp đã được thử thách về lòng trung
thành, thái độ làm việc, tinh thần trách nhiệm đối với công việc.
Họ sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc
mới.
Họ đã làm quen và hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, do đó
mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và biết cách làm thế
nào để đạt mục tiêu của công ty nhanh nhất.
Hình thức tuyển này cũng tạo sự thi đua rộng rãi giữa các nhân
viên, kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo với hiệu suất cao hơn,
tiết kiệm được thời gian mà chi phí tuyển dụng lại thấp.
Tuy nhiên, tuyển từ nguồn này cũng gặp phải một số hạn chế:
Dễ nảy sinh sự bất mãn đối với các ứng viên không được chọn.
Mất đoàn kết nội bộ, thay đổi mối quan hệ giữa các ứng viên.
Không phục tùng hoặc hình thành nhóm chống đối, gây biến
động một mảng công việc.
Hoạch đònh nguồn nhân lực
Các giải pháp khác
Tuyển mộ
Cá nhân được tuyển mộ
Nguồn nội bộ
Các phương pháp nội bộ Các giải pháp bên ngoài
Nguồn bên ngoài
Có thể gây nên hiện tượng chai lì, thiếu sáng tạo, không tạo
được bầu không khí thi đua làm việc do người được đề bạt thường vận
dụng những phương pháp làm việc theo nếp cũ.
Nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp:
Doanh nghiệp có thể áp dụng một số hình thức thu hút ứng viên
từ bên ngoài thông qua:
Từ các trường đại học:
-Ưu điểm:
Các ứng viên là người có kiến thức cơ bản, được đào tạo bài
bản, có hệ thống.
Là những người trẻ, năng động, sáng tạo, chòu khó học hỏi, dễ
tiếp thu cái mới.
Có thể đào tạo theo mong muốn của nhà tuyển dụng, dễ đào tạo
theo khuôn khổ riêng của công ty.
Có nhiều ứng viên để lựa chọn.
-Nhược điểm:
Phần đông các ứng viên từ nguồn này chưa có kinh nghiệm làm
việc, kiến thức xa rời thực tế, hơn nữa chất lượng đào tạo của các
trường không giống nhau.
Là những người trẻ tuổi, sôi động, bốc đồng, thiếu chính chắn,
làm việc tự do.
Tính trung thành thấp.
Nếu yêu cầu, đòi hỏi gấp thì khó đáp ứng.
Từ trung tâm giới thiệu việc làm:
-Ưu điểm: Nhanh, tiết kiệm thời gian tuyển dụng, giải quyết
nhu cầu nân lực với số lương lớn.
-Nhược điểm: Có thể vì doanh thu nên chất lượng ứng viên
không đảm bảo, trình độ chuyên môn của nhân viên các trung tâm giới
thiệu việc làm cũng thấp ảnh hưởng đáng kể đến khả năng cung cấp
ứng viên. Vì vậy, doanh nghiệp chỉ nên tuyển nhân viên theo phương
thức này khi yêu cầu về trình độ của các ứng viên không cao.
Từ các doanh nghiệp cạnh tranh:
-Ưu điểm: Không tốn chi phí đào tạo, huấn luyện tay nghề.
-Nhược điểm: Phải thường xuyên thỏa mãn yếu tố về tâm lý
xã hội của ứng viên, cũng như cần xem xét khả năng tài chính của
công ty vì thường dùng biện pháp này để lôi kéo ứng viên.
phương Đông, tuyển dụng từ nguồn này có những quan điểm
chưa thể chấp nhận, đặc biệt ở Nhật rất kỵ sử dụng phương thức này.
ng viên tự nộp đơn xin việc:
-Ưu điểm:
Tiết kiệm chi phí tuyển dụng.
Vì rất cần việc làm nên họ dễ dàng chấp nhận những công việc
có mức lương, điều kiện làm việc thấp hơn người khác, họ sẵn sàng
làm những công việc khó khăn.
Trong trường hợp nếu doanh nghiệp không có nhu cầu thì cũng
nên lưu hồ sơ của họ lại.
-Nhược điểm: Không phải tất cả các ứng viên tự nguyện đều
là những người doanh nghiệp cần tuyển.
Nhân viên cũ của công ty:
Theo quan điểm của trường phái Á đông thì không nên tuyển
dụng từ nguồn này, họ cho rằng các ứng viên này có tư tưởng “đứng
núi này trông núi nọ” nhưng theo quan điểm của trường phái phương
Tây, họ thích dùng loại ứng viên thông qua việc khai thác những lợi
điểm sau: Họ cho rằng những người này có chuyên môn giỏi thực sự và
thường thì những người quay lại sẽ làm việc tốt hơn, trung thành hơn
trước.
Khi dùng ứng viên này nên đánh giá cẩn thận nguyên nhân họ
ra đi và quay lại để đưa ra quyết đònh đúng đắn là nên tuyển hay
không, cần thận trọng để tránh tư tưởng của nhân viên khác “có thể rời
bỏ công ty bất cứ lúc nào và quay lại không mất mát gì”.
Từ người quen của công ty giới thiệu:
-Ưu điểm: Chất lượng thường được đảm bảo, ứng viên dễ hoà
nhập vào tập thể hơn do có người quen làm việc trong công ty.
-Nhược điểm:
Thông qua quảng cáo: Thu hút ứng viên rất hữu hiệu, đặc
biệt là các công ty lớn.
-Ưu điểm: Nhanh chóng cập nhập được các yêu cầu của nhà
tuyển dụng, số lượng lớn và đây cũng là dòp giới thiệu thương hiệu
công ty đến người tiêu dùng.
-Nhược điểm: Chi phí đắt.
Từ các công ty tư vấn nguồn nhân lực:
Chỉ áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp cần tuyển ứng viên
xuất sắc. Có thể tuyển được ứng viên có chất lượng như yêu cầu,
nhưng chi phí thường khá cao.
c. Trình tự của quá trình tuyển dụng:
d. Trắc nghiệm và phỏng vấn:
Trắc nghiệm:
Mục đích: Nhằm tuyển đúng người thích hợp với công việc
được giao và nhờ thế công ty sẽ đạt hiệu quả như: giảm chi phí huấn
luyện, giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh do sơ suất, yếu kém của
nhân viên, rút ngắn thơiø gian tập sự, nhân viên được giao việc đúng
khả năng, từ đó có chế độ thưởng hợp lý và giảm bớt được tình trạng
nhân viên tự ý nghỉ việc.
Các hình thức trắc nghiệm:
-Trắc nghiệm về kiến thức tổng quát.
-Trắc nghiệm trí thông minh.
-Trắc nghiệm về tâm lý.
-Trắc nghiệm về sự khéo léo và thể lực của ứng viên.
-Trắc nghiệm sở thích về nghề nghiệp.
-Trắc nghiệm khả năng vận dụng đầu óc và cơ bắp.
Chuẩn bò tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ
Bố trí công việc
Ra quyết đònh tuyển dụng
Phỏng vấn sơ bộ
Kiểm tra, trắc nghiệm
Phỏng vấn lần hai
Xác minh, điều tra
Khám sức khoẻ
-Trắc nghiệm về cá tính.
-Trắc nghiệm khả năng nhận thức.
-Trắc nghiệm thực hiện mẫu công việc.
Nhận xét:
Cho đến nay chưa có một bài trắc nghiệm nào có kết quả đúng
100% cả, giá trò của một bài trắc nghiệm chỉ mang tính tương đối. Để
đạt được kết quả cao trong việc tuyển chọn cần phối hợp với các
phương pháp khác như phỏng vấn, sưu tra lý lòch và cần ứng dụng dạng
trắc nghiệm với yêu cầu công việc.
Phỏng vấn:
Mục đích: Để cho ứng viên và cấp chỉ huy trong tương lai
có dòp gặp gỡ và hiểu biết nhau hơn. Xem ứng viên thực sự có đủ kiến
thức và trình độ đối với công việc của đương sự sau này hay không.
Đánh giá một cách trực tiếp sắc thái bên ngoài của ứng viên như cách
ăn mặc, vóc dáng, cách ăn nói… Đánh giá một cách trực tiếp tài năng,
óc thông minh và tâm lý của ứng viên để đánh giá năng lực chuyên
môn, khả năng ứng xử, giải quyết tình huống…
Các hình thức phỏng vấn:
-Phỏng vấn không chỉ dẫn.
-Phỏng vấn theo mẫu.
-Phỏng vấn nhóm.
-Phỏng vấn căng thẳng.
-Phỏng vấn liên tục.
-Phỏng vấn tình huống.
Tuỳ vào từng loại công việc và khả năng, kinh nghiệm phỏng
vấn của nhà phỏng vấn mà nên áp dụng hình thức phỏng vấn cho phù
hợp.
4. Đào tạo và phát triển:
a. Khái niệm:
Là quá trình cho phép con người tiếp thu các kiến thức, học các
kỹ năng mới và thay đổi các quan điểm hay hành vi và nâng cao khả
năng thực hiện công việc của các cá nhân.
b. Phân loại các hình thức đào tạo:
Trong thực tế có nhiều tiêu thức phân loại hình thức đào tạo
khác nhau.
Theo đònh hướng nội dung đào tạo:
-Đào tạo đònh hướng công việc: Đào tạo về kỹ năng thực hiện
một loại công việc nhất đònh, nhân viên có thể sử dụng kỹ năng này để
làm việc trong nhiều doanh nghiệp khác nhau.
-Đào tạo đònh hướng doanh nghiệp: Đào tạo về các kỹ năng,
cách thức, phương thức làm việc điển hình trong doanh nghiệp. Khi
nhân viên chuyển sang doanh nghiệp khác kỹ năng đào tạo đó thường
không áp dụng được.
Theo mục đích của nội dung đào tạo:
-Đào tạo hướng dẫn cho nhân viên nhằm cung cấp các thông tin,
kiến thức mới và các chỉ dẫn mới cho nhân viên mới tuyển về công
việc và doanh nghiệp, giúp cho nhân viên mới mau chóng thích nghi
với điều kiện, cách thức làm việc trong doanh nghiệp mới.
-Đào tạo huấn luyện kỹ năng nhằm giúp cho nhân viên có trình
độ lành nghề và các kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc theo yêu
cầu.
-Đào tạo kỹ thuật an toàn lao động: Hướng dẫn nhân viên cách
thức thực hiện công việc an toàn, nhằm ngăn ngừa các trường hợp tai
nạn lao động. Đối với một số công việc có nhiều nguy hiểm thì đào tạo
kỹ thuật an toàn lao động là cần thiết và bắt buộc đối với nhân viên.
-Đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật thường
được tổ chức đònh kỳ giúp cho đội ngũ cán bộ chuyên môn kỹ thuật
luôn được cập nhật với kiến thức kỹ năng mới.
-Đào tạo và phát triển các năng lực quản trò nhằm giúp cho các
quản trò gia được tiếp xúc, làm quen với các phương pháp làm việc
mới, nâng cao kỹ năng thực hành và các kinh nghiệm tổ chức quản lý
và khuyến khích nhân viên trong doanh nghiệp.
Theo cách thức tổ chức:
-Đào tạo chính quy: học viên được thoát ly khỏi các công việc
hàng ngày tại công ty. Thời gian đào tạo ngắn và chất lượng đào tạo
cao hơn các hình thức khác.
-Đào tạo tại chức.
-Kèm cặp tại chỗ.
Theo đòa điểm hoặc nơi đào tạo:
-Đào tạo tại nơi làm việc.
-Đào tạo ngoài nơi làm việc.
Theo đối tượng học viên:
-Đào tạo mới.
-Đào tạo lại.
5. Động viên và duy trì nguồn nhân lực:
a. Khái niệm và vai trò của động viên:
Khái niệm:
Khuyến khích – động viên nhân viên là tạo cho nhân viên một
lý do làm việc tốt hơn và hiệu quả cao hơn. Các biện pháp khuyến

Xem chi tiết: 709 Phân tích hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại tổng hợp GECOSEX