Nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam

55

DANH MỤC CÁC BẢNG
Trang

Bảng 2.1 Các bộ phận trong doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin 69
Bảng 2.2 Khả năng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của phần mềm
kế toán 80
Bảng 2.3 Phương pháp kết chuyển dữ liệu 83
Bảng 2.4 Dấu vết kiểm soát trong các phần mềm 85
Bảng 2.5 Bảo mật dữ liệu kế toán 87
Bảng 2.6 Kiểm soát xử lý dữ liệu kế toán 91
Bảng 2.7 Các báo cáo về doanh thu bán hàng 94
Bảng 2.8 Các báo cáo về mua hàng 95
Bảng 2.9 Các báo cáo về hàng tồn kho 97
Bảng 2.10 Phần mềm kế toán đang sử dụng 105
Bảng 2.11 Mức độ thỏa mãn tổ chức sử dụng của phần mềm kế toán 108
Bảng 2.12 Mức độ thỏa mãn yêu cầu công việc của phần mềm 112











THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


56

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Tiếng Việt
- CSDL Cơ sở dữ liệu
- CNTT Công nghệ thông tin
- CLTG Chênh lệch tỷ giá
- DN Doanh nghiệp
- GTGT Giá trò gia tăng
- HTTT Hệ thống thông tin
- Tp.HCM Thành phố Hồ Chí Minh
- VN Việt Nam

Tiếng Anh
- ADSL Asymmetric Digital Subscriber Line
- AIS Accounting Information System
- ERP Enterprise Resource Management
- GAAP General Accepted Accounting Practices
- MIS Management Information Systems
- LAN Local Area Network
- N/A Not Applicable
- WAN Wide Area Network

WX



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


57


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ – HÌNH
Trang
SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1 Hệ thống thông tin kế toán 26
Sơ đồ 1.2 Quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán 27
Sơ đồ 1.3 Các giai đoạn tổ chức triển khai hệ thống thông tin kế toán 40
Sơ đồ 2.1 Sự phát triển hệ thống thông tin kế toán 51
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ dòng dữ liệu của quy trình bán hàng Phụ lục 6
Sơ đồ 3.2 Quy trình xử lý bán hàng thông qua Internet Phụ lục 7
Sơ đồ 3.3 Sơ đồ dòng dữ liệu của quy trình mua hàng Phụ lục 8
Sơ đồ 3.4 Quy trình xử lý mua hàng qua Internet Phụ lục 9
Sơ đồ 3.5 Quy trình quản lý nhân sự và tiền lương Phụ lục 10
Sơ đồ 3.6 Quy trình quản lý tài sản cố đònh Phụ lục 11
Sơ đồ 3.7 Quy trình sản xuất Phụ lục 12

HÌNH
Hình 2.1 Tổng máy tính và thiết bò ngoại vi trong doanh nghiệp 64
Hình 2.2 Số máy tính sử dụng trong doanh nghiệp 65
Hình 2.3 Số lượng máy tính (bộ) trung bình trên một doanh nghiệp 66
Hình 2.4 Tình hình ứng dụng phần mềm 66
Hình 2.5 Hình thức kết nối Internet trong doanh nghiệp 67
Hình 2.6 Hình thức kết nối mạng nội bộ trong doanh nghiệp 68




THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


58

SƠ ĐỒ - BẢNG - HÌNH
Trang
SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1 Hệ thống thông tin kế toán 26
Sơ đồ 1.2 Quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán 27
Sơ đồ 1.3 Các giai đoạn tổ chức triển khai hệ thống thông tin kế toán 41
Sơ đồ 2.1 Sự phát triển hệ thống thông tin kế toán 48
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ dòng dữ liệu của quy trình bán hàng Phụ lục 6
Sơ đồ 3.2 Quy trình xử lý bán hàng thông qua Internet Phụ lục 7
Sơ đồ 3.3 Sơ đồ dòng dữ liệu của quy trình mua hàng Phụ lục 8
Sơ đồ 3.4 Quy trình xử lý mua hàng qua Internet Phụ lục 9
Sơ đồ 3.5 Quy trình quản lý nhân sự và tiền lương Phụ lục 10
Sơ đồ 3.6 Quy trình quản lý tài sản cố đònh Phụ lục 11
Sơ đồ 3.7 Quy trình sản xuất Phụ lục 12

BẢNG
Bảng 2.1 Các bộ phận trong doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin 67
Bảng 2.2 Khả năng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của phần mềm
kế toán 78
Bảng 2.3 Phương pháp kết chuyển dữ liệu 81
Bảng 2.4 Dấu vết kiểm soát trong các phần mềm 83
Bảng 2.5 Bảo mật dữ liệu kế toán 85
Bảng 2.6 Kiểm soát xử lý dữ liệu kế toán 88
Bảng 2.7 Các báo cáo về doanh thu bán hàng 91
Bảng 2.8 Các báo cáo về mua hàng 92
Bảng 2.9 Các báo cáo về hàng tồn kho 94
Bảng 2.10 Phần mềm kế toán đang sử dụng 102
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


59
Bảng 2.11 Mức độ thỏa mãn tổ chức sử dụng của phần mềm kế toán 105
Bảng 2.12 Mức độ thỏa mãn yêu cầu công việc của phần mềm 109

HÌNH
Hình 2.1 Tổng máy tính và thiết bò ngoại vi trong doanh nghiệp 62
Hình 2.2 Số máy tính sử dụng trong doanh nghiệp 63
Hình 2.3 Số máy tính trung bình trên một doanh nghiệp 64
Hình 2.4 Tình hình ứng dụng phần mềm 64
Hình 2.5 Hình thức kết nối Internet trong doanh nghiệp 65
Hình 2.6 Hình thức kết nối mạng nội bộ trong doanh nghiệp 66


















THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


60
MỞ ĐẦU

1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Ngay từ những năm 1990, khi tin học bắt đầu phổ biến rộng rãi tại nước
ta, việc cơ giới hóa công tác kế toán tại các doanh nghiệp cũng bắt đầu được
thực hiện. Một trong những thành phần căn bản để cơ giới hóa công tác kế toán
chính là phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán là một sản phẩm cụ thể nhưng
về mặt lý luận nó là phần giao thoa của nhiều lónh vực nghiên cứu. Đứng dưới
góc độ công nghệ thông tin, phần mềm kế toán là một phần mềm ứng dụng tin
học nhằm xử lý các công việc của kế toán từ đó đưa ra các báo cáo kế toán cần
thiết phục vụ cho nhà quản lý. Do vậy ở góc độ này là những công việc như
khảo sát, phân tích, thiết kế, lập trình, cài đặt, bảo trì và phát triển,… Đứng dưới
góc độ kế toán, phần mềm kế toán không chỉ giải quyết về mặt phương pháp kế
toán mà còn giải quyết liên quan hàng loạt vấn đề như thu thập, xử lý, kiểm
soát, bảo mật, tuân thủ các quy đònh Nhà nước, xây dựng doanh nghiệp điện tử
nền tảng của một chính phủ điện tử… Đứng dưới góc độ kinh tế, phần mềm kế
toán là một sản phẩm cụ thể chòu sự tác động của các quy luật thò trường.
Điều lý thú và cũng là thử thách lớn đối với phần mềm kế toán là tất
cả lónh vực trên không tách rời được mà tương tác lẫn nhau. Có những vấn đề
không phải là khó về mặt kỹ thuật nhưng không thể thực hiện được khi công
việc chưa chín muồi. Nhưng ngược lại, có những nhu cầu đã xuất hiện trên thò
trường nhưng do thiếu đònh hướng nên các nhà sản xuất phần mềm lúng túng
không chọn lựa được chiến lược phát triển phù hợp, doanh nghiệp sử dụng phần
mềm không tìm được phần mềm thích hợp phục vụ cho nhu cầu thông tin quản
lý. Có thể lấy một phần mềm danh tiếng của nước ngoài nhưng lại không hữu
ích lắm khi nó không phù hợp với các quy đònh của hệ thống kế toán Việt Nam.
Do đó, một nghiên cứu về phần mềm kế toán để nâng cao chất lượng tổ chức sử
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


61
dụng phần mềm kế toán để làm rõ và đònh hướng về mối quan hệ đa lónh vực
nói trên, đồng thời cung cấp một cơ sở lý luận cơ bản, thực tiễn quan trọng cho
việc phát triển và tổ chức sử dụng phần mềm kế toán, đáp ứng nhu cầu của
doanh nghiệp trong quá trình phát triển nền kinh tế là vấn đề cần thiết.
Một khía cạnh khác không thể bỏ qua là sự phát triển quá nhanh của
công nghệ thông tin làm cho những quan điểm truyền thống về kế toán luôn bò
thách thức. Sự phát triển của internet (email, web, ) và đường truyền tốc độ cao
(ADSL), tốc độ xử lý nhanh chóng của máy tính (chip của Intel, ) làm thay đổi
các quan điểm về tổ chức công tác kế toán (tập trung, phân tán, …) là một ví dụ.
Đặc điểm của quá trình phát triển này là cơ hội rất lớn cho các quốc gia đang
phát triển trong việc tiếp cận với công nghệ hiện đại. Trong khi đó, nhiều khái
niệm này còn mới mẻ với Việt Nam. Vì vậy, việc xem xét cập nhật, tổng kết
những vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến hệ thống thông tin kế toán nói
chung, phần mềm kế toán nói riêng là một hướng nghiên cứu luôn cần thiết.
2. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN ÁN
Mục đích của luận án là nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán trong
điều kiện tin học hóa công tác kế toán nhằm đưa ra giải pháp tổ chức sử dụng
phần mềm kế toán doanh nghiệp ở Việt Nam. Đồng thời để đồng bộ hóa với
giải pháp tổ chức sử dụng, luận án đề xuất giải pháp tổ chức thiết kế phần mềm
kế toán. Mặt khác, luận án kiến nghò Nhà nước, doanh nghiệp, các cơ sở đào tạo
các chính sách, chương trình nhằm hỗ trợ để triển khai mới hoặc nâng cao chất
lượng sử dụng phần mềm kế toán.
Với mục đích trên, phạm vi nghiên cứu của luận án tập trung vào những
vấn đề: Lý luận tổng quan về kế toán; Luật, Chuẩn mực và Chế độ kế toán
doanh nghiệp; Hệ thống thông tin kế toán; Quy trình thiết kế phần mềm kế toán;
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


62
Khảo sát thực tế việc thiết kế và tổ chức sử dụng phần mềm kế toán doanh
nghiệp tại Việt Nam.
Tuy nhiên, đề tài này liên quan cả lónh vực kế toán và công nghệ thông
tin, vì vậy về kế toán: nghiên cứu tổng quan về kế toán, hệ thống thông tin kế
toán, về tin học: nghiên cứu phương pháp tổ chức khảo sát, phân tích thiết kế
phần mềm kế toán. Không đề cập đến giải thuật, thuật toán, lập trình.
3. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp nghiên cứu chủ yếu được tác giả vận dụng là phương pháp
duy vật biện chứng, phương pháp thống kê, so sánh, phân tích và tổng hợp. Luận
án thu thập các thông tin liên quan đến đề tài trên cơ sở lý thuyết và thực tiễn.
Những thông tin thu thập được, tác giả chọn lọc, phân loại theo từng đối tượng
nghiên cứu và được phân tích, đánh giá, tổ chức và tổng hợp nhằm đi đến nhận
đònh về các đối tượng nghiên cứu.
4. NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA NGHIÊN CỨU
Những đóng góp của nghiên cứu gồm:
- Hệ thống hóa lý luận về hệ thống thông tin kế toán.
- Cung cấp kết quả khảo sát và đánh giá thực trạng của phần mềm kế
toán đã thiết kế, sử dụng trên thò trường Việt Nam.
- Đề xuất các giải pháp tổ chức sử dụng hiệu quả phần mềm kế toán.
- Đề xuất các giải pháp tổ chức thiết kế phần mềm kế toán.
- Kiến nghò Nhà nước, doanh nghiệp, các cơ sở đào tạo các chính sách,
chương trình nhằm hỗ trợ để triển khai phần mềm kế toán.
Ngoài ra, luận án còn cung cấp cho các chuyên gia tin học những cơ sở
lý luận về kế toán cần thiết để hiểu biết về kế toán. Đồng thời cung cấp một số
kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin kế toán đối với người làm kế toán.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


63
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN,
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN
1.4.1 Bản chất của kế toán
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông
tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trò, hiện vật và thời gian lao động [19].
Dưới góc độ này thì bản chất của kế toán là hoạt động ghi chép, phân loại tổng
hợp thông tin theo một số nguyên tắc nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho người
sử dụng và các bên có liên quan thông qua các phương pháp kế toán và báo cáo
kế toán. Việc ghi chép và lập báo cáo kế toán về các hoạt động kinh tế bằng
ngôn ngữ kế toán thông qua các ký hiệu riêng của kế toán như ghi “Nợ”, ghi
“Có” và vận dụng các yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp kế toán để lập các
báo cáo kế toán thông qua các con số mà người làm kế toán thường cho rằng
“những con số biết nói” đã phản ánh bản chất của kế toán là một trung tâm xử
lý và cung cấp thông tin.
Những tiến bộ vượt bậc của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật, đặc
biệt kỹ thuật số đang làm cho bản chất của kế toán cần phải có sự nhìn nhận lại
đó là: “Kế toán là một hệ thống thông tin nhằm đo lường, xử lý và truyền đạt
những thông tin về tài chính của một tổ chức hay một doanh nghiệp“ [55], nhằm
cung cấp thông tin cho người sử dụng và các bên có liên quan. Dưới góc độ này
thì bản chất của kế toán là một hệ thống xử lý và cung cấp thông tin đã được số
hóa. Vấn đề số hóa ở chỗ là mọi thông tin thời nay không còn thu thập và truyền
đạt bằng thủ công 100% nữa mà mọi công việc của kế toán từ khâu lập chứng từ
đến khâu lập báo cáo kế toán và chuyển báo cáo qua mạng nội bộ, email hoặc
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN


64
trực tuyến (online) mọi lúc, mọi nơi cho những người có nhu cầu thông tin. Ví dụ
trước kia khi lập một Bảng kê bán hàng từ một chi nhánh tại Đà Nẵng của Công
ty A ở Thành phố Hồ Chí Minh, kế toán tại Chi nhánh Đà Nẵng phải lập hóa
đơn bán hàng, lập phiếu thu tiền, ghi nhận doanh thu. Đònh kỳ (có thể là cuối
ngày/tuần/tháng) để báo cáo về Công ty A, phải chuyển tài liệu kế toán về
Tp.HCM. Tuy nhiên, hiện nay với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, việc lập
hóa đơn bán hàng, lập phiếu thu tiền, ghi nhận doanh thu đều được thực hiện
đồng thời một lúc trên phần mềm kế toán. Sau đó chỉ cần một lệnh chuyển,
những thông tin đó được số hóa và chuyển ngay vào máy server (máy chủ) của
Công ty A tại Tp.HCM trong vòng vài chục giây thông qua email, internet hoặc
cáp quang.
Một ví dụ điển hình khác, khá phổ biến ở Ấn Độ trong những năm
gần đây, đó là dòch vụ kế toán hay dòch vụ khai báo thuế cho các doanh nghiệp
của Mỹ tại Ấn Độ (dòch vụ outsourcing). Ngồi ở Ấn Độ, nhân viên kế toán tại
Công ty MphasiS [34] của Ấn Độ có thể làm toàn bộ công việc kế toán tại Mỹ
mà không phải làm đúng các bước xử lý theo quá trình kế toán bằng thủ công
nhưng vẫn có những báo cáo kế toán đầy đủ theo chuẩn mực kế toán của Mỹ
yêu cầu, tất nhiên chi phí thấp hơn nhiều lần thuê nhân viên kế toán tại Mỹ.
Các vấn đề trên có được chính là nhờ sự phát triển vượt bậc của công
nghệ thông tin. Những ứng dụng thành quả của công nghệ thông tin (cả phần
cứng lẫn phần mềm) và đường truyền internet đã làm thế giới xích lại gần nhau
hơn. Trong lónh vực kế toán, được thừa hưởng những công nghệ này hầu như là
vấn đề tiên phong cho công tác vi tính hóa tại các doanh nghiệp. Công cụ giúp
ích cho việc này khởi đầu chính là phần mềm kế toán, sau hơn một thập niên
phát triển (bắt đầu khoản năm 1990) phần mềm kế toán hiện nay cũng đã nâng
lên ở tầm cao mới đó là sự phát triển của hệ thống quản lý nguồn lực doanh
nghiệp (ERP: Enterprise Resource Management), hệ thống này không chỉ giới
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Xem chi tiết: Nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam