Hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng
Là những vật t dùng để thay thế, bảo dỡng, sửa chữa cho máy móc, thiết
bị, phơng tiện vật tải,
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản:
Là các vật liệu và thiết bi( cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ,
khí cụ, ) mà doanh nghiệp mua vào để đầu t cho xây dựng cơ bản.
+ Phế liệu:
Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuấ hay thanh lý tài sản,
có thể sử dụng hay bán ra ngoài( phoi bào, vải vụn, gạch, sắt, )
+ Vật liệu khác:
Bao gồm các lọai vật liệu còn lại ngoài các thứ khác cha kể trên nh bao
bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng,
Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng
quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu . Để đảm bảo thuận tiện, tránh
nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị từng lọai vật
liệu, trên cơ sở phân loại này các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại vật liệu trên
thành từng nhóm, từng thứ vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng
doanh nghiệp .
3. Tính giá vật liệu:
Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán
vật liệu. Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng theo những
nguyên tắc, phơng pháp nhất định. Lựa chọn phơng pháp tính giá trong kỳ hợp
lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới
và dự trữ vật liệu cuối kỳ. Vì vậy, tính giá vật liệu là nhiẹm vụ không thể thiếu
của tổ chức hạch toán, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về
vật liệu sử dụng và dự trữ.
Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu
đợc tính theo giá thực tế (giá gốc). Giá thực tế là giá đợc hình thành trên cơ sở
các chứng từ hợp lệ minh chứng các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để
tạo ra vật liệu.
a) Giá thực tế vật liệu nhập kho:
Giá thực tế sẽ có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph-
ơng pháp trực tiếp và không có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT
theo phơng pháp khấu trừ. Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế vật liệu
nhạp kho đợc xác định theo từng nguồn nhập:
+ Đối với vật liệu mua ngoài:
Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng
Giá thực tế nhập kho gồm giá mua ghi trên hóa đơn ngời bán cộng (+)
thuế nhập khẩu(nếu có) và các chi phí thu mua thực tế(chi phí vận chuyển, bốc
dỡ, chi phí nhan viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê
kho , thuê bãi, bảo hiểm, hao hụt trong định mức, tiền phạt lu kho, lu hàng, lu
bãi, ) trừ (-) các khoản giảm giá hàng mua đ ợc hởng.
+ Đối với vật liệu tự sản xuất:
Tính theo giá thành sản xuất thực tế
+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:
Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí có liên
quan nh tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển , bốc dỡ , hao hụt trong
định mức, )
+ Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần:
Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá do các bên tự thỏa thuận (+) các chi
phí tiếp nhận ( nếu có)
+ Đối với vật liệu đợc tặng , thởng, viện trợ: Giá thực tế vật liệu nhập
kho đợc tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng các chi phí liên quan đến việc
tiếp nhận.
+ Đối với phế liệu thu hồi:
Giá thực tế vật liệu nhập kho là gía ớc tính có thể sử dụng đợc hay gía trị
thu hồi tối thiẻu.
b) Giá thực tế vật liệu xuất kho:
Tùy theo đặc điẻm hoạt động của từng doanh nghiệp và yêu cầu quản lý,
trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà doanh nghiệp có thể sử dụng một
trong các phơng pháp tính giá xuất sau nhng phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán
trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
* Phơng pháp giá thực tế đích danh:
Theo phơng pháp này, hàng đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lôvà
giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến xuất dùng. Khi xuất dùng hàng nào(lô hàng
nào)sẽ xác định theo giá thực tế đích danh của hàng(lô hàng đó). Phơng pháp
này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật
liệu nhập kho.
+ Ưu điểm:
- Tính gía vật liệu xuất kho chính xác.
- áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu
nhng có giá trị lớn và mang tính đặc thù.
+ Nhợc điểm :
Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng
Đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.
* Phơng pháp giá hạch toán:
Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc phản ánh
theo giá hạch toán( giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ,
kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công
thức:
Giá thực tế vật liệu
xuất dùng trong kỳ(hoặc tồn
cuối kỳ)
=
Giá hạch toán
vật liệu xuất dùng
trong kỳ(hoặc tồn
cuối kỳ)
x Hệ số giá vật liệu
Hệ số giá có thể tính theo từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ
yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị hạch toán.
Hệ số giá vật liệu =
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
- - Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật
liệu và trình độ kế toán cao.
+ u điểm:
Phơng pháp này kết hợp đợc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp để
tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít.
+ Nhợc điểm:
Yêu cầu hạch toán phải tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ hạch
toán ảnh hởng đến công tác quyết toán. Mặt khác phải xây dựng đợc giá hạch
toán khoa học.
* Phơng pháp giá đơn vị bình quân:
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính
theo giá trị bình quân( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình
quân sau mỗi lần nhập).
Giá thực tế vật liệu xuất
dùng
=
Số lợng vật liệu
xuất dùng
x
Giá đơn vị
bình quân
Có ba phơng pháp xác định giá đơn vị bình quân:
. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ( bình quân gia quyền )
Giá đơn vị bình
quân cả kỳ dự trữ
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Lọng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
+ u điểm:
Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng
- Việc tính giá xuất vật liệu không phụ thuộc vào tần suất nhập, xuất
trong kỳ.
- Đơn giản, dễ làm phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số
lần nhập, xuất nhiều.
. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:
Giá đơn vị
bình quân
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trứơc)
Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trứơc)
+ u điểm:
Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.
+ Nhợc điểm:
Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của cả vật liệu
kỳ này. Có trờng hợp gây ra bất hợp lý( tồn kho âm).
. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn)
Giá đơn vị bình quân
sau mỗi lần nhập
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
+ Ưu điểm:
Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên, vừa
đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán , vừa chính xác, vừa phản ánh đợc tình
biến động của giá cả.
+ Nhợc điểm:
Việc tính toán phức tạp, tốn nhiều công sức với doanh nghiệp áp dụng kế
toán thủ công bởi vì sau mỗi lần vật liệu nhập kho, kế toán lại phải tính lại giá
bình quân do vậy chỉ nên áp dụngvới những doanh nghiệp có ít danh điểm vật
liệu, số lần nhập, xuất không nhiều, thực hiện kế toán máy.
* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc(FIFO):
Phơng pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc sẽ xuất trớc, xuất
hết số nhập trớc thì mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng
xuất. Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua
trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giáthực tế của vật liệu xuất trớc và do vậy, gía
trị vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng trong
kỳ.
+ u điêm:
Gần đúng với luồng nhập, xuất vật liệu trong thực tế. Phơng pháp này
gần với phơng pháp giá thực tế đích danh do đó sẽ phản ánh tơng đối chính xác
giá trị vật liệu xuất kho và tồn kho. Hơn nữa, giá trị vật liệu tồn kho sẽ đợc phản
ánh gần sát với giá thị trờng bởi vì giá trị vật liệu tồn kho bao gồm giá trị của
vật liệu đợc mua ở những lần sau cùng.
Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng
+ Nhợc điểm:
- Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí
hiện tạivì theo phơng pháp này doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị của vật
liệu đợc mua vào từ cách đó rất lâu.
- Khối lợng công việc hạch toán lớn.
Phơng pháp này chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp có ít vật liệu, số lần
nhập kho của mỗi danh điểm vật liệu không lớn.
* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc( LIFO ):
Phơng pháp này giả định rằng lô vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trớc,
xuất hết lô vật liệu nhập sau mơí đến lô vật liệu nhập trớc. Phơng pháp này phù
hợp khi giá cả thị trờng có xu hớng tăng lênvì khi đó doanh nghiệp giảm đợc số
thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho nhà nớc.
+ Ưu điểm:
Làm cho doanh thu hiện tại phù hợp với những khoản chi phí hiện tại.
+ Nhợc điểm:
- Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lu độngcủa doanh nghiệp đợc phản ánh
thấp hơn so với thực tế. Điều này làm cho khả năng thanh toán của doanh
nghiệp bi nhìn nhận kém hơn so với khả năng thực tế.
- Phơng pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật liệu trong thực tế.
- Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua them
vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng hóa những chi phí mới nhất với giá cao.
Phơng pháp LIFO và phơng pháp FIFO có những tác đọng trái ngợc nhau
tới kết quả tài chính của doanh nghiệp . Phơng pháp FIFO cung cấp những
thông tin hợp lý, đúng đắn về giá trị vật liệu trên bảng cân đối kế toán (BCĐKT)
nhng lại làm doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí trên báo cáo kết quả
kinh doanh(BCKQKD). Ngợc lại, phơng pháp LIFO làm cho doanh thu phù hợp
với chi phí trên BCKQKD nhng lại phản ánh giá trị vật liệu ở mức lạc hậu so
với giá trị thị trờng của nó trên BCĐKT. Trong khi đó phơng pháp giá bình
quân là phơng pháp trung hòa giữa hai phơng pháp trên.
* Phơng pháp giá vật liệu tồn cuối kỳ:
Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi
kế toán phải xác định lợng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy
nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với
mẫu mã khác nhau, giá trị thấp lại đợc xuất dùng thờng xuyên sẽ không có điền
kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải
tính giá cho số lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ,sau đó mới xác định đợc giá thực tế
của vật liệu xuất kho trong kỳ:
Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng
Giá thực tế vật liệu
tồn kho cuối kỳ
=
Số lợng vật liệu
tồn kho cuối kỳ
x
Đơn giá vật liệu nhập kho
lần cuối
Giá thực tế vật
liệu xuất kho
=
Giá thực tế vật
liệu nhập kho
+
Giá thực tế vật
liệu tồn kho đầu
kỳ
-
Giá thực tế vật
liệu tồn kho
cuối kỳ
+u điểm:
- Đơn giản, nhanh chóng, việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc
vào tần suất nhập, xuất vật liệu trong kỳ.
+ Nhợc điểm:
Độ chính xác không cao, không phản ánh đợc sự bién động của giá cả.
II. Hạch toán chi tiết vật liệu:
Trong doanh nghiệp sản xuất , vật liệu bao gốm rất nhiều chủng loại khác
nhau với số lọng và giá trị khác nhau. Để qúa trình sản xuất diễn ra liên tục thì
phải thờng xuyên đảm bảo đủ lợng vật liệu cho tiêu dùng và dự trữ. Do đó các
doanh nghiệp phải tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu để theo dõi thờng
xuyênông thôn tình hình nhập, xuất , tồn vật liệu cả ở kho và phòng kế toán trên
cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho ban đầu.
Hạch toán chi tiết vật liệu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống
chứng từ, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết và vận dụng một phơng pháp kế toán chi
tiết vật liệu cho phù hợp để tăng cờng cho công tác quản lý vật liệu nói riêng,
quản lý tài sản nói chung.
Để tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số
chứng từ ban đầu mang tính bắt buộc theo qui định của Bộ tài chính bao gồm:
+ Phiếu nhập kho(Mẫu 01-VT).
+ Phiếu xuất kho(Mẫu 02- VT).
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẫu 03-VT).
+ Thẻ kho(Mẫu 06- Vt).
+ Biên bản kiểm kê VT, sản phẩm, hàng hóa(Mẫu 08- VT).
Ngoài các chứng từ trên, tùy theo yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể của
mỗi doanh nghiệp mà vận dụng thêm các chứng từ khác mang tính hớng dẫn
nh:
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t(Mẫu số 04-VT).
+ Phiếu xuất vật t theo hạn mức(Mẫu số 04- VT).
+ Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ(Mẫu số 07-VT)
Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu bao gồm:
+ Phơng pháp thẻ song song.
+ Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng
+ Phơng pháp sổ số d.
Mỗi phơng pháp này đều có những u điểm, nhợc điểm và phạm vi áp
dụng riêng nhng đều nhằm mục đích theo dõitình hình nhập, xuất, tồn vật liệu
về số lợng và giá trị cả ở kho và phòng kế toán .
1. Phơng pháp thẻ song song:
Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật
liệu , ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và phòng kế toán phải
mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.
Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi
đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho.
* Tại kho:
Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu , thủ kho phải kiểm
tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lợng thực nhập, thực
xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập,
xuất tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho.
Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi
số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một
lần.
Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho với số liệu
thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng
ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập,
xuất đã đợc phân loại cho từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
*Tại phòng kế toán:
Kế toán phải mở sổ(thẻ) kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu t-
ơng ứng với thủ kho mở ở kho. Kế toán sử dụng thẻ(sổ) thẻ kế toán chi tiết vật
liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Thẻ(sổ) kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống nh thẻ kho, nhng chỉ
khác là theo dõi cả về số lợng và giá trị của vật liệu . Hàng ngày hoặc định kỳ 3,
5 ngày một lần khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển
lên, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ , đối chiếu các chứng từ
nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan nh hoá đơn mua hàng, phiếu mua
hàng, hợp đồng vận chuyển, ghi đơn giá và tính thành tiền trên từng chứng từ
nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành
tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết
vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng, kế toán
cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số
liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán
Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng
chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu
cả về số lợng và giá trị theo từng nhóm, loại vật liệu.
Sơ đồ 1:
hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
+ u điểm:
Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo
sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho kế toán
quản trị hàng tồn kho.
+ Nhợc điểm:
Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số l-
ợng.Ngoài ra,việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy
hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu,
khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và trình độ
nghiệp vụ của nhân viên kế toán cha cao.
2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phơng pháp này đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp
thẻ song song.
* Tại kho:
Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu , tại kho vẫn mở thẻ
kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng pháp
thẻ song song.
*Tại phòng kế toán :
Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho ,kế
toán thực hiện kiểm tra và mở sổ đối chiêú luân chuyển để ghi chép tình hình
nhập, xuất, tồn kho về số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối
Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân
12
Chứng từ nhập
Bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn
Chứng từ xuất
Thẻ kho Sổ chi tiết
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi chú
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng
chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một
lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của
từng danh điểm vật liệu . Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghi một dòng trên sổ
đối chiếu luân chuyển.
Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê
nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho
chuyển tới.Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối
chiếu luân chuyển với số lợng trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của
từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 2:
hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp
sổ đối chiếu luân chuyển
+ u điểm:
Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, khối lợng ghi chép giảm bớt so với ph-
ơng pháp thẻ song song .
+ Nhợc điểm:
- Việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng .
- Việc kiểm tra, đối chiêú số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiến
hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán .
- Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ
nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm
lẫn, sai sót. Nếu lập bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép vẫn lớn.
Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân
13
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Thẻ kho
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi chú
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng
- Theo yêu câù cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho
thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này, vì muốn lập báo cáo
nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho.
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp
vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy
không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.
2. Phơng pháp sổ số d
Phơng pháp naỳ là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán
chi tiết vật liệu . Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc
hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ
sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán
về giá trị cuả vật liệu , xoá bỏ đợc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế
toán , tạo điều kiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ
kho , đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.
* Tại kho:
Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho nh các
phơng pháp trên. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày theo qui định của doanh
nghiệp , sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập,
xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm vật liệu
qui định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ kê
rõ số lợng , số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu , lập riêng cho phiếu
nhập kho và phiêú xuất kho. Phiếu này sau khi nhập xong đợc đính kèm với các
tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán.
Ngoài công việc hàng ngày nh trên thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu
tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu vào sổ số d. Sổ số d do kế toán mở cho
từng kho v à dùng cho cả năm. Cuối tháng, kế toán giao sổ số d cho thủ kho ghi
số lợng vật liệu tồn kho căn cứ vào các thẻ kho. Ghi xong, thủ kho phải chuyển
sổ về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
* Tại phòng kế toán :
Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ
kho của thủ kho và thu nhận các chứng từ nhập, xuất kho. Tại phòng kế toán ,
nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ , sau đó tổng
hợp giá trị vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu nhập, xuất để ghi vào cột thành
tiền của phiếu giao nhận chứng từ . Số liệu" Thành tiền" trên phiếu giao nhận
chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm, loại vật liệu đợc ghi vào bảng luỹ kế nhập
và bảng luỹ kế xuất vật liệu.
Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân
14

Xem chi tiết: Hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất